Brasília, 3 de agosto de 2007
Documentação e Informação. Esse foi o tema da palestras realizadas no Plenário do Confea ontem, 2 de agosto. O objetivo foi mostrar a necessidade de se organizar a informação e deixá-la acessível aos públicos interno e externo, no momento em que o Conselho implanta um novo programa de gerenciamento de documentos, o Murah Contexpress.
Um dos palestrantes, o analista de sistemas da Arquivo Total – empresa responsável pela implantação –, Paulo Roberto de Carvalho, destacou que se gasta, mundialmente, pelo menos 30 dias por ano somente na procura de documentos e que 92% das informações estão em papel.
Uma das vantagens de programas como o Contexpress é justamente reduzir esse tempo, porque o gerenciamento eletrônico possibilita várias formas de pesquisa, além de controle do fluxo documental. O software tem, ainda, uma área de descarte, para onde são enviados os documentos não utilizados. Esses documentos poderão ser recuperados, caso haja a necessidade. “Nem o próprio administrador terá a capacidade de destruir documentos”, sublinhou Carvalho.
Outra palestrante foi a professora de Ciência da Informação e Documentação da Universidade de Brasília (UnB), Shirley Carvalhêdo. Ela ressaltou o caráter público da gestão documental. “Não se pode tomar como privado o que é público. Estamos inseridos numa cultura de compartilhamento de informações e, por isso, a gestão documental nas empresas é primordial”, destacou.
Consultora do Confea, Carvalhêdo ressaltou que a organização do arquivo do Conselho levará pelo menos um ano, e deverá ser um trabalho contínuo. Segundo ela, 12% dos documentos da casa podem ser eliminados e 87% são documentos a serem tratados. “Haverá contribuição dos funcionários nesse processo, com treinamentos e entrevistas em vários setores”, adiantou a professora.
Na oportunidade, o chefe de gabinete do Conselho, eng. agrônomo Carlos Alonso, ressaltou a importância da palestra. “É terrível procurar um documento e não saber onde ele está. O novo software deve ajudar na tramitação, organização e descarte de documentos”, afirmou.
Equipe de Comunicação do Confea
Documentação e Informação. Esse foi o tema da palestras realizadas no Plenário do Confea ontem, 2 de agosto. O objetivo foi mostrar a necessidade de se organizar a informação e deixá-la acessível aos públicos interno e externo, no momento em que o Conselho implanta um novo programa de gerenciamento de documentos, o Murah Contexpress.
Um dos palestrantes, o analista de sistemas da Arquivo Total – empresa responsável pela implantação –, Paulo Roberto de Carvalho, destacou que se gasta, mundialmente, pelo menos 30 dias por ano somente na procura de documentos e que 92% das informações estão em papel.
Uma das vantagens de programas como o Contexpress é justamente reduzir esse tempo, porque o gerenciamento eletrônico possibilita várias formas de pesquisa, além de controle do fluxo documental. O software tem, ainda, uma área de descarte, para onde são enviados os documentos não utilizados. Esses documentos poderão ser recuperados, caso haja a necessidade. “Nem o próprio administrador terá a capacidade de destruir documentos”, sublinhou Carvalho.
Outra palestrante foi a professora de Ciência da Informação e Documentação da Universidade de Brasília (UnB), Shirley Carvalhêdo. Ela ressaltou o caráter público da gestão documental. “Não se pode tomar como privado o que é público. Estamos inseridos numa cultura de compartilhamento de informações e, por isso, a gestão documental nas empresas é primordial”, destacou.
Consultora do Confea, Carvalhêdo ressaltou que a organização do arquivo do Conselho levará pelo menos um ano, e deverá ser um trabalho contínuo. Segundo ela, 12% dos documentos da casa podem ser eliminados e 87% são documentos a serem tratados. “Haverá contribuição dos funcionários nesse processo, com treinamentos e entrevistas em vários setores”, adiantou a professora.
Na oportunidade, o chefe de gabinete do Conselho, eng. agrônomo Carlos Alonso, ressaltou a importância da palestra. “É terrível procurar um documento e não saber onde ele está. O novo software deve ajudar na tramitação, organização e descarte de documentos”, afirmou.
Equipe de Comunicação do Confea
