Brasília, 7 de novembro de 2023.

A exemplo do final do seu primeiro dia, o encerramento do 1º Encontro Nacional de Gestão Documental do Sistema Confea/Crea e Mútua (Engdoc), nesta terça (7/11), foi marcado por apresentações das atividades da gestão documental desenvolvidas pelos Creas Santa Catarina, Rio Grande do Norte, Ceará, Pernambuco, Mato Grosso, Rondônia, Distrito Federal, Espírito Santo e Pará. Realizado desde a véspera no Centro Internacional de Convenções de Brasília, o debate entre os participantes apresentou a diversificada realidade da gestão documental dos Crea.

“Todo o Sistema Confea/Crea e Mútua reconhece o valor de vocês, mas a gente reconhece que esse é um processo educativo. Cabe a nós mostrar que o setor de documentação agrega valor, traz reconhecimento e mantém viva a memória do nosso sistema profissional. Sendo um dos maiores conselhos do país, o Sistema Confea/Crea depende muito do trabalho de vocês. Tenho certeza de que essa área faria muita falta, sendo mais um elemento em uma engrenagem complexa”, comentou o presidente em exercício do Confea, eng. eletric. Evânio Nicoleit, que, em seu aniversário, esteve acompanhado de conselheiros federais e de funcionários. “Que ano que vem a gente possa colher os resultados desse 1º Engdoc. Vou guardar esse dia especial”, ressaltou. 

“Muito obrigada por esse reconhecimento”, manifestou a arquivista e chefe do Setor de Gestão da Informação do Confea, Marina Garcia, que comentou sua experiência, descrita mais detalhadamente no dia anterior. “Estou no CNP, na Soea. Guardei a placa do auditório do bloco antigo do Confea, que foi demolido. É bom a gente ter os nossos registros também para serem divulgados pela comunicação interna e externa. Chamem a comunicação de vocês”, enfatizou. “A comunicação é fundamental, assim como a documentação não é um fim em si. Estou fazendo agora o banco de conhecimento, mensurando o capital intelectual do Crea. O setor de Arquivo não é um almoxarifado. A gente tem que influenciar. Essa é uma função dessa área”, concordou o primeiro palestrante do dia, Fabricio Foresti, gerente do Departamento de Arquivo do Crea-SC. 

Referências e experiências
Uma troca de experiências calcada em diversas fontes da Arquivologia brasileira e internacional marcou a apresentação de Fabricio Foresti. Com o tema “O Papel dos arquivos na cadeia de valores das organizações”, ele descreveu as atividades desenvolvidas no regional catarinense e os aspectos teóricos que marcam a atuação de um dos dois únicos departamentos de arquivo dos regionais, ao lado do presente no Crea-MG.

Com sua experiência de mais de 20 anos na área, o bibliotecário e cientista da informação que lidera o setor em Santa Catarina teceu comentários em torno de uma série de citações, além da sua prática profissional. Assim, ele abordou até mesmo sobre a importância da área de atendimento. “Atendimento é a área que mais impacta na cadeia de valor. Quem tem contato com o cliente deveria ser mais reconhecido”.

Em relação à atividade documental em si, afirmou que “o arquivo do futuro é o arquivo sem papel. Mas o arquivo histórico vai continuar crescendo, por mais que seja sem papel. A gente não pode abrir mão disso”. Na sua visão, as políticas de gestão de documentos não são institucionais no Brasil, não são objetivas. 

“Apenas o Crea-SC e Crea-MG têm departamentos de arquivo. Só consegui fazer isso lá depois de 20 anos por causa da Marina (Garcia, chefe do Setor de Gestão da Informação do Confea, responsável pela organização do evento). Eu me vejo como muitos aqui, tentando mostrar seu valor. O departamento precisa estar no orçamento. O arquivo ajuda muito na inovação.  Quando você cria um arquivo, você cria um marco. Isso que a gente precisa fazer chegar aos nossos gestores”, considerou. 

Citado por Fabricio Foresti, Feng afirma: “Os arquivos interagem ativamente com a sociedade. As visões que ignoram este fato apenas corroboram a exclusão, afinal, os arquivos são unidades de informação de grande valo, agora e não no futuro. Eles impactam na psiquê, nas emoções e na cognição da sociedade, estão ligados à memória coletiva e aos sistemas sociais”. Já citando Bernard, assinalou: “O profissional da informação é um tipo de profissional que tende a gostar de ajudar as pessoas a encontrar coisas”.

Hull e Scott destacam que os arquivos históricos corporativos se desenvolvem através dos usuários atuais e potenciais, da mensuração do valor e da mensuração do alcance das riquezas custodiadas. “O catálogo online possui valor especial na divulgação dos arquivos corporativos, afinal, grande parte dos usuários não teria acesso ao conhecimento de sua existência sem esse recurso. Os arquivos corporativos usualmente possuem menor exposição, quando comparados aos demais tipos de arquivos. Assim, devido à invisibilidade intrínseca dos arquivos corporativos, atrair os usuários externos se torna missão importante, momento em que o catálogo online deve ser o protagonista em todas as ações de propaganda e disseminação da informação”.
 

Crea-RN: transformações históricas
Fiscal concursado do Crea-RN desde 2012, o administrador José Marcelino Júnior está desde 2019 à frente da gestão documental, da área de contratos e ainda do almoxarifado e da gestão de patrimônio do Crea-RN. Ele realizou sua apresentação em seguida. “Sem a equipe que eu tenho, seria impossível fazer um bom trabalho. Não temos arquivista no Crea. Em 2021, Marina nos visitou. Temos cerca de 65 servidores com um concurso em vistas. A gestão documental hoje está em uma sala”, disse, referindo-se a termos que aprendeu durante o evento. “Nosso arquivo principal se concentra na sede, mas as inspetorias também têm seus arquivos no interior do Estado”, acrescentou, destacando as entregas dos registros referentes aos arquitetos e aos técnicos.

Em apresentação sobre a “massa documental” do Regional, destacou a contratação de uma empresa de assessoria para a implementação das tabelas de temporalidade. “Foi na época da pandemia. Mesmo virtualmente, a empresa conheceu os documentos produzidos e desenvolveu a aplicação das tabelas, com cada área conhecendo a classificação dos documentos. Um dos primeiros passos foi, em 2021, a criação da comissão para a classificação dos documentos, CPAD. Ela tem renovação bianual”, aponta.

Os documentos foram separados por setores e temas como gestão de contratos, dívidas ativas e outros. “Abrimos processo por processo para saber em qual setor ele seria classificado para que entregássemos aos gestores, que foram treinados para fazer a classificação. Com um aplicativo da Microsoft, pegamos a tabela meio e fim da tabela de temporalidade, concentrando todos os códigos das duas tabelas nesse aplicativo, sob a orientação da Juliana Aleixo, da área de TI”, disse, apresentando em seguida sua utilização com definição de guardas, controle e outros campos e filtros. 
 

A eliminação de arquivos também foi mostrada. “Não tenho conhecimento prático de como era. Mas a partir de 2021, a partir dessa classificação, definimos a guarda, provisória ou permanente, e a eliminação dos documentos cuja vida já prescreveu. Ainda temos autos de infração de 1998 que deverão ser eliminados. Colocamos a lista de eliminação no Diário Oficial, dando prazo de 30 dias para manifestação. Depois, a gente convida uma cooperativa de catadores sem fins lucrativos e é feita a eliminação. Foram três eliminações em 2021. Em 2022, zero eliminações, em decorrência de ação judicial. Em 2023, o juiz tirou a tutela da proibição e determinou que a eliminação fosse mantida”. 
 

Ao mostrar a imagem do novo arquivo, José Marcelino se emocionou. “Hoje está mais bonitinho, temos três deslizantes com 75% dos nossos arquivos. Para mim, isso é um sonho”. Ele também destacou que o acesso ao banco de dados demanda cerca de 15 minutos. “Foi uma felicidade imensa, bem diferente da situação da primeira imagem”. A maior parte dos documentos está digitalizada. “Acervos técnicos e pastas profissionais ainda são mais acessadas fisicamente”, disse, prestando homenagem ao funcionário fundador do setor administrativo do Crea-RN, há 53 anos, Enock Simão de Morais.
 

“O Crea-RN é um dos primeiros regionais que vejo que tem o regimento da CPAD. A lei não exige. É um ponto de destaque, assim como a união da equipe em que cada setor tomou a sua responsabilidade e assumiu com a perspectiva de envolvimento, o que é muito relevante, No Confea mesmo, isso não acontece. Padronizou o recebimento de dados e criou um ranking de metas. É muito bacana ver que todo mundo se envolveu no projeto, facilitando encontrar pelo código, estando organizado pelo setor. Desde que seja funcional, não existe muita regra. O trabalho é excelente, já faz a eliminação de documentos. O Arquivo Nacional acompanha todo o processo e cumprimenta por essa experiência muito exitosa, que também identificou o acervo histórico”, descreveu a arquivista do Confea, Marina Garcia, que conduziu um amplo debate com o palestrante.

Gestão e digitalização de arquivos do Crea-CE
A primeira organização do arquivo do Crea-CE, na década de 1980, foi destacada pela responsável pela tarefa, a ex-presidente do Conselho Regional de Biblioteconomia, Sandra Cabral. “Era um monte de processo no chão. Basicamente achava que a minha vida com o arquivo tinha se encerrado quando terminei aquele trabalho da organização”, descreve a memorialista. Ex-chefe de gabinete e tendo assumido outras funções no Regional desde então, ela comentou que faz pessoalmente o registro dos conselheiros. “É um trabalho que ninguém vê também, que inclui também as certificações”, informa, descrevendo também como foi o encaminhamento dos documentos para os técnicos e arquitetos.

A contratação de uma empresa de gestão e digitalização de documentos foi também apresentada pela gestora. Com 8.158 caixas, 78% da documentação do Crea-CE, cada uma com capacidade para mil páginas, o arquivo central traz os registros de profissionais, empresas, ARTS e certidões.  Os arquivos dos setores (22%) têm 2.294 pastas. “A primeira etapa do processo está sendo a triagem, higienização e aplicação da tabela, por enquanto somente nos processos de empresas, profissionais e ARTs. Já começaram a digitalizar concomitantemente. Eles vão entendendo o que vão fazer. Eles precisam gostar do que estão fazendo”, afirma.

“Ainda faltam mais de 9 mil das 10 mil caixas contratadas. Nosso arquivo nunca foi bagunçado, sempre foi organizado, com dois arquivos deslizantes. A única coisa que peca é que ele fica no subsolo e exige uma manutenção por conta da umidade”, disse Sandra Cabral, apresentando um vídeo do processo e comentando que contribuiu para um livro sobre a história da engenharia do Ceará por meio das ARTs. “Vamos ter que adquirir um sistema de gestão eletrônica. A gente tem também que elaborar as políticas de segurança ao acesso digital”, completou, agradecendo pela realização do Engdoc, pelo trabalho da memória do Sistema desenvolvido pela ex-funcionária do Confea Socorro Ferro e concordando ainda com um comentário do primeiro palestrante do dia. “Atendimento é tudo”.

Busca por aprimoramento

À tarde, os participantes seguiram com a rodada de troca de experiências sobre gestão documental e os avanços que vêm sendo alcançados.

Em Pernambuco, o arquivo está passando por ordenação e digitalização para que seja desenvolvido um sistema de gestão. Este projeto é acompanhado por Diogo Cordeiro, que se mostrou empenhado em aprimorar as atividades. “Aos poucos, estamos entrando no caminho, com mudança de cultura e controle de processos”, disse, reconhecendo a relevância do Engdoc. “Este evento vale ouro porque estou reunindo informações para mostrar ao Crea-PE o que pode ser feito”, afirmou Cordeiro. De igual modo, as representantes dos Creas de Mato Grosso e Rondônia levarão boas experiências para o trabalho de aprimoramento da gestão, que também está em fase de organização e digitalização de documentos.

Já o Crea-DF dispõe de sistema próprio para tramitar documentos físicos e digitais. O encaminhamento pode ser em lote, com a possibilidade de duas ou mais unidades analisarem os processos concomitantemente. A ferramenta possui outras funcionalidades, como exclusão de trâmite e anexos; definição de prioridade, urgência e sigilo; notificação ao interessado; arquivamento e eliminação. Atualmente, o Crea conta com empresa de consultoria “para tornar o arquivo mais eficiente”, como informou a gerente de Documentação, Patrimônio e Logística, Silvana Marques, que se define como defensora da profissionalização e especialização dos serviços.

A profissionalização também é defendida pela Comissão para a Classificação dos Documentos (CPAD) do Crea-ES, segundo Larrivy Vieira. Diante das limitações de espaço, tempo e equipe especializada, “a comissão concluiu que a alternativa recomendável é a contratação de pessoa jurídica especializada na organização do acervo documental físico e digital, com prestação de serviços de guarda, armazenamento, conservação, arquivamento, transporte e gerenciamento de documentos administrativos correntes, intermediários e permanentes, de acordo como os padrões preconizados pelos normativos vigentes”.

Entusiasta das memórias que são guardadas em um arquivo, a biblioteconomista Maria da Conceição Luz apresentou uma sequência de relíquias do Crea-PA, como fotos e ata da inauguração da primeira sede, em 1936. Os registros profissionais do primeiro presidente, o engenheiro civil e de minas Amyntas de Lemos (1936-1937), e da primeira mulher inscrita no Crea também compõem a memória da instituição. Ao final, Conceição salientou que gerir documentos não se resume a racionalizar e controlar a produção documental ou garantir o uso e a destinação apropriados. “A tarefa por excelência é assegurar à instituição e ao cidadão o acesso pleno às informações contidas nos documentos”, reforçou. 

Ao final, a chefe do Setor de Gestão da Informação do Confea, Marina Garcia, valorizou o empenho das equipes dos Conselhos Regionais. “Todos estão de parabéns pelas iniciativas e por estarem fazendo o seu melhor”, reconheceu, exaltando o papel que cada um desenvolve. “Enquanto profissionais de gestão de documentos somos aqueles que dão valor de prova, garantem transparência pública e constroem a história e a memória da instituição e do país.”

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Henrique Nunes e Julianna Curado
Equipe de Comunicação do Confea
Fotos: Yago Brito/Confea